Wholesale Backoffice Coordinator

Missie van de rol

Als Wholesale Backoffice Coordinator ben jij de organisatorische spil van het wholesale salesteam van Anna + Nina. Jij zorgt ervoor dat achter de schermen alles goed geregeld is: van orders en voorraad tot klantvragen, contracten en rapportages. Je houdt overzicht, bewaakt afspraken en pakt afwijkingen op voordat ze problemen worden. Je werkt zelfstandig, neemt verantwoordelijkheid en schakelt makkelijk met collega’s en klanten. Structuur en nauwkeurigheid zijn jouw kracht, en je bent nieuwsgierig naar slimme tools en AI die het dagelijkse werk eenvoudiger en beter maken.

Ordermanagement en administratie

Je verwerkt en bevestigt wholesale-orders en purchase orders in onze ERP- en B2B-systemen en controleert prijzen, aantallen, minimale bestelhoeveelheden, levervoorwaarden en klantgegevens. Je bewaakt de tijdige ontvangst van orders en bevestigingen en houdt wijzigingen, annuleringen, backorders en openstaande acties bij. Je signaleert verschillen tussen orders, voorraad, facturen en leveringen en zorgt dat ze worden opgelost.

Contractbeheer en klantdossiers

Je houdt klantdossiers, contracten, algemene voorwaarden en handelsafspraken actueel, met extra aandacht voor key accounts. Je bewaakt looptijden, verlengingen en wijzigingen, informeert sales op tijd en controleert of orders aansluiten op de gemaakte afspraken.

Voorraad en commerciële kansen

Je houdt voorraad- en future-stocklijsten wekelijks actueel en maakt inzichtelijk wat beschikbaar is voor verkoop. Je analyseert voorraad, hardlopers en sell-through en vertaalt overvoorraad en tekorten samen met sales naar gerichte acties.

Aftersales en customer service

Je beheert dagelijks de aftersalesmailbox onder verantwoordelijkheid van sales en volgt klachten, retouren, beschadigingen en ontbrekende artikelen op. Je bewaakt reactietijden en zorgt dat iedere melding een eigenaar en vervolgactie heeft. Je stemt oplossingen en eventuele creditnota’s af met sales, logistiek en finance en communiceert helder en klantgericht, met oog voor onze commerciële belangen.

Sales support en internationale agents

Je ondersteunt accountmanagers en internationale agents met actuele orderinformatie, prijzen, voorraad, leverdata en documenten. Je bundelt de belangrijkste inzichten over orders, voorraad, aftersales en klantdossiers in wekelijkse rapportages. Je bewaakt de datakwaliteit tussen systemen en trekt op tijd aan de bel bij afwijkingen of ontbrekende informatie. Je verbetert werkprocessen, zet AI-tools in om slimmer te werken en houdt checklists, werkinstructies en procesdocumentatie actueel.

Wie ben jij?

Je houdt van overzicht en krijgt energie van werk dat zorgvuldig is afgerond. Je denkt logisch, controleert feiten en cijfers en baseert je keuzes op data en gemaakte afspraken. Ook als het druk is, blijf jij rustig en houd je de prioriteiten scherp. Je helpt collega’s en klanten graag en neemt eigenaarschap: je vraagt door, bewaakt deadlines en spreekt anderen aan op afspraken.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo-werk- en denkniveau.

• Minimaal 2 jaar ervaring in commerciële backoffice, sales support, customer service, ordermanagement of supply chain support.

• Sterke Excel-vaardigheden; ervaring met draaitabellen, zoekformules en overzichtelijke analyses is gewenst.

• Ervaring met ERP- en/of B2B-systemen.

• Affiniteit met AI-tools en de wil om deze actief te gebruiken in je dagelijkse werk.

• Goede beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift; extra talen zijn een pré.

• Het vermogen om meerdere deadlines en informatiestromen tegelijk te bewaken.

• Ervaring met contractbeheer of klantafspraken is een pré. Ervaring binnen wholesale, retail, fashion, lifestyle of een internationaal merk is een sterke pré.

• Nauwkeurig en analytisch: je ziet de details en zorgt dat informatie klopt.

• Gestructureerd en betrouwbaar: je houdt overzicht en volgt acties consequent op.

• Proactief en zelfstandig: je neemt initiatief en verantwoordelijkheid, van eerste vraag tot afronding.

• Klantgericht en commercieel bewust: je denkt mee en zoekt naar passende oplossingen.

• Communicatief sterk en een echte teamplayer: je schakelt helder met klanten, agents en collega’s.

• Rustig en assertief: je blijft scherp onder druk en trekt op tijd aan de bel.

• Digitaal vaardig en nieuwsgierig: je ziet kansen om processen te verbeteren en slimmer te werken.

Je rapporteert rechtstreeks aan de Commercial Director en werkt nauw samen met Sales, Logistics, Finance, Operations, Marketing en internationale agents. Je draagt geen directe omzet- of margeverantwoordelijkheid, maar jouw werk heeft grote invloed op klanttevredenheid, cashflow en de slagkracht en betrouwbaarheid van onze wholesale organisatie. Ben jij klaar om achter de schermen het verschil te maken en samen met ons Anna + Nina verder te laten groeien? Let’s GO!